io metteri così, ci sono molti record in rete. Non deve necessariamente essere un ruolo, cioè essere personalizzato, ma può anche riferirsi alla funzione. Così come si dice, tanto per fare un es., per un documentario: Realizzazione: Riprese: Costumi:, ecc...

Non so se vuoi tradurlo o meno, si tratta di un seguito riguardo qualcosa, ad esempio :se un medico visita un paziente al pronto soccorso, questa cosa poi avrà un seguito amministrativo che comporterà anche di compilare un foglio con le generalità del paziente.
Questo può valere per qualsiasi situazione compresa la tua.
Ad esempio c'è il follow up del marketing:
Seguito, continuazione, spesso riferito alla pianificazione delle fasi successive di una campagna pubblicitaria. In generale viene utilizzato per qualsiasi azione di marketing che rafforza o completa una precedente.
O il follow up in medicina che è una pianificazione dei controlli successivi.
Non è una persona ma una procedura.
Altrimenti sarebbe follow up administrator.